Hộ kinh doanh cần làm gì khi mua nguyên liệu không có hóa đơn từ nông dân, chợ đầu mối để tính chi phí hợp lý?

Để có chi phí hợp lý, hộ kinh doanh khi mua nguyên liệu từ nông dân, chợ đầu mối, không có hóa đơn đầu vào. Hộ kinh doanh cần làm các bước như sau:

1. Lập bảng kê theo Mẫu số 01/TNDN ban hành (kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC).

• Bảng kê phải ghi rõ thông tin người bán, loại hàng hóa, số lượng và giá trị.

• Người đại diện theo pháp luật của hộ kinh doanh phải ký và chịu trách nhiệm về tính trung thực của bảng kê.

2. Chuẩn bị chứng từ kèm theo

• Chứng từ thanh toán: Phiếu chi tiền mặt hoặc giấy ủy nhiệm chi cho nông dân;

• Biên bản bàn giao hàng hóa có chữ ký của 2 bên: Tài liệu ghi nhận việc giao nhận hàng hóa;

• Chứng minh nhân dân/CCCD của người bán: Chụp bản photo để lưu trữ.

Lưu ý quan trọng

• Đối với hộ kinh doanh mỗi lần mua nguyên vật liệu với chi phí nhỏ dưới 200.000 đồng thì không bắt buộc phải có hóa đơn, nhưng vẫn cần có các chứng từ chứng minh nguồn gốc của các giao dịch khi cơ quan thuế yêu cầu.

• Không lập bảng kê: Nếu không lập bảng kê hoặc không có chứng từ thanh toán, chi phí này sẽ không được công nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

• Đối với hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai khoán: Trước ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh khoán không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào vì HKD này sẽ tính mức thuế do cơ quan thuế ấn định dựa trên mô hình kinh doanh và doanh thu trung bình. Tuy nhiên, cần lưu trữ đầy đủ chứng từ để xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế.