Kiểm kê phát hiện thừa thiếu hàng hóa, CCDC, NVL xử lý như thế nào?
1. Kiểm kê phát hiện thừa thiếu hàng hóa, CCDC, NVL là gì?
Đây là hoạt động được thực hiện định kì hoặc thường xuyên, nhằm kiểm tra số lượng hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu thực tế có khớp so với số lượng đã được ghi nhận trong sổ sách hay không. Nếu như số liệu trùng khớp với nhau thì doanh nghiệp không cần xử lý hay ghi nhận bất cứ bút toán điều chỉnh nào. Ngược lại, nếu phát hiện hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu thừa hoặc thiếu, cần hạch toán theo bút toán thích hợp tương ứng, đồng thời có những hoạt động điều chỉnh cần thiết.
2. Xử lý như thế nào khi kiểm kê phát hiện thừa thiếu hàng hóa, CCDC, NVL
Trong trường hợp phát hiện số lượng hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu bị chênh lệch so với giá trị ghi nhận trên sổ sách, kế toán viên cũng như các nhà quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân, ghi nhận sai lệch, đồng thời hạch toán tương ứng vào những tài khoản theo quy định. Giá trị chênh lệch này sẽ ảnh hưởng tới một số khoản mục trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
2.1. Cách hạch toán khi kiểm kê phát hiện thừa:
Nếu như doanh nghiệp phát hiện thừa hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu mà chưa xác định rõ nguyên nhân chờ giải quyết, kế toán sẽ ghi nhận tài sản theo giá trị hợp lí, đồng thời ghi nhận bút toán:
Nợ TK 111, 152, 153, 156, 211
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Khi đã xác định được nguyên nhân và có biên bản ghi nhận có thẩm quyền, kế toán ghi nhận bút toán:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Có TK 441 – Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 711 – Thu nhập khác
2.2. Cách hạch toán khi kiểm kê phát hiện thiếu:
Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi nhận bút toán:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 111, 152, 153, 155, 156
Khi có biên bản xử lý có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, ghi nhận bút toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 1388 – Phải thu khác
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Trường hợp phát hiện rõ nguyên nhân và đã tìm được người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi nhận bút toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 152, 153, 155, 156
Có TK 111, 112
