Lưu ý về hóa đơn điện tử theo luật quản lý thuế 38, thông tư 78

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

II. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ? QUY ĐỊNH HÌNH THỨC & LOẠI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

(Khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019) 

(Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123)

2. Hình thức hóa đơn điện tử

3. Loại hóa đơn điện tử 

Theo quy định,hóa đơn điện tử được phân thành 6 loại như sau:  

• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công;
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
• Các loại hóa đơn điện tử khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử;
• Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

  (Theo Khoản 2 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019; Điều 8 Nghị định số 123 và Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78)

>> Trong đó:   

• Hóa đơn giá trị gia tăng: dành cho tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
  • Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
  • Hoạt động vận tải quốc tế;
  • Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
  • Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
• Hóa đơn bán hàng: dành cho tổ chức, cá nhân như sau:
  • Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
    + Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
    + Hoạt động vận tải quốc tế;
    + Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
    + Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;
  • Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

(Theo Điều 8 Nghị định 123)

4. Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử

Dịch vụ về HĐĐT bao gồm:

• Dịch vụ cung cấp giải pháp HĐĐT không có mã của CQT;
• Dịch vụ truyền dữ liệu HĐĐT không có mã của CQT từ người nộp thuế tới CQT;
• Dịch vụ về HĐĐT có mã của CQT. 

>> Tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT bao gồm:

  1.Tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT có mã của CQT và không có mã của CQT cho người bán và người mua;

  2.Tổ chức kết nối nhận - truyền - lưu trữ dữ liệu HĐĐT với CQT.

(Theo Điều 92 Luật Quản lý thuế 2019 & Khoản 12 Điều 3 Nghị định 123)

III. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

➤ 5 nhóm đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

(Theo Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)

• Doanh nghiệp thuộc đối tượng đang sử dụng hoá đơn điện tử không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

(Theo Khoản 1 Điều 5 Thông tư 78)

• Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế:
  • Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế;
  • Được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải thực hiện chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 10 ngày làm việc.

(Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123 & Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78)

• Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh:
  • Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng HĐĐT;
  • Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
  • Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

(Theo Khoản 3 Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019;
Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123; Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78)

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng.

 (Theo Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123)

➤ Hóa đơn điện tử có mã của CQT cấp theo từng lần phát sinh:

>> Cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:

• Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh theo quy định tại Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;
• Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

(Theo Điều 13 Nghị định 123)

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:
  • Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
  • Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;
  • Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

  (Điều 13 Nghị định 123)

>> Cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc các trường hợp sau:
  • Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
  • Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;
  • Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

  (Điều 13 Nghị định 123)

• Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua.

  (Điều 13 Nghị định 123)

2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Theo quy định, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) đối với:

• Doanh nghiệp kinh doanh 15 lĩnh vực quy định tại Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019

 (Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 & Điều 13 Nghị định số 123)

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế

(Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 & Điều 13 Nghị định số 123)

• Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã