Cách lập bảng tính lương – cách tính lương trong doanh nghiệp
Một số lưu ý trong hướng dẫn cách lập bảng tính lương mới nhất
1. Những căn cứ để tính lương
– Hợp đồng lao động.
– Bảng chấm công.
– Phiếu xác nhận sản phẩm, phiếu xác nhận công việc hoàn thành. (nếu tính lương theo sản phẩm, lương khoán).
– Quy chế lương thưởng của DN…
– Mức lương tối thiểu vùng: Là mức tối thiểu mà người sử dụng lao động phải trả cho NLĐ.
– Tỷ lệ trích các khoản theo lương: để xác định số tiền đóng các khoản bảo hiểm.
– Mức lương đóng các khoản bảo hiểm.
2. Tiền lương ghi trong hợp đồng lao động bao gồm những gì?
– Mức lương: là mức lương trong thang lương.
(Lưu ý: Theo quy định, mức lương khi làm bảng lương không được phép thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định.)
– Phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác.
3. Các hình thức trả lương theo quy định hiện nay
– Tiền lương theo thời gian
– Tiền lương theo sản phẩm.
– Tiền lương khoán…
Các cách lập bảng tính lương của doanh nghiệp
1. Tính lương theo thời gian
– Căn cứ tính lương:
• Thời gian làm việc thực tế của người lao động: tháng, ngày, giờ
• Mức lương thỏa thuận ban đầu giữa doanh nghiệp với người lao động.
– Cách tính:
• Cách thứ nhất:
Lương tháng = Lương thỏa thuận/số ngày làm việc trong tháng x số ngày đi làm thực tế
+ Lương tháng thường cố định.
+ Số tiền mỗi ngày công là cố định. Người lao động nghỉ bao nhiêu ngày thì chỉ cần nhân lên bấy nhiêu lần sẽ ra lương bị trừ trong tháng.
Ví dụ cách lập bảng tính lương theo tời gian: Lương thỏa thuận của anh T với công ty kế toán Vast là 6.000.000 đồng/tháng (Bao gồm cả phụ cấp ăn trưa. Tháng 03/2021, anh T đi làm đủ, không nghỉ ngày nào. Số ngày công chuẩn của tháng 3 là 27 ngày. Tháng 3/2021, anh T nhận được số tiền lương là:
6.000.000/27 x 27 = 6.000.000 (đồng)
• Cách thứ hai:
Lương tháng = Lương thỏa thuận/26 x số ngày công đi làm thực tế trong tháng
+ Ngày công chuẩn hàng tháng khác nhau nên lương tháng cũng khác nhau giữa các tháng. Ví dụ: tháng 2/2021 só ngày công chuẩn là 25, tháng 3/2021 số ngày công chuẩn là 27…
+ Khi nghỉ không hưởng lương, người lao động có thể cân nhắc tháng nghỉ để thu nhập của họ ít ảnh hưởng nhất. Điều này có thể ảnh hưởng tới tình hình sản xuất cuả doanh nghiệp khi nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có ngày công chuẩn lớn nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ.
Ví dụ: Lương thỏa thuận của anh T với công ty kế toán Vast là 6.000.000 đồng/tháng (Bao gồm cả phụ cấp ăn trưa. Tháng 03/2021, anh T đi làm đủ, không nghỉ ngày nào. Số ngày công chuẩn của tháng 3 là 27 ngày. Tháng 3/2021, anh T nhận được số tiền lương là:
6.000.000/26 x 27 = 6.230.769 (đồng)
2. Tính lương theo sản phẩm
• Căn cứ tính lương: chất lượng và số lượng sản phẩm hoặc công việc đă hoàn thành.
• Ưu điểm: khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng sản phẩm.
• Nhược điểm: chất lượng sản phẩm phải được kiểm tra chặt chẽ
• Công thức tính:
Lương sản phẩm = Đơn giá sản phẩm * Số lượng sản phẩm
Ví dụ: Tháng 5/2021, anh C hoàn thành 60 chiếc áo sơ mi, đơn giá một chiếc áo sơ mi là 30.000 đồng. Như vậy, tiền lương tháng 5/2021 của anh C là 60 x 30.000 = 1.800.000 (đồng)
3. Tính lương theo doanh thu
• Căn cứ: doanh số đạt được theo mục tiêu doanh số và chính sách lương/thưởng doanh số theo quy định của công ty.
• Đối tượng áp dụng: thường là nhân viên kinh doanh, bán hàng…
• Ưu điểm: giảm thâm hụt ngân quỹ khi doanh nghiệp làm ăn không đạt kết quả tốt
Ví dụ: Thủy là nhân viên bán hàng của Công ty kế toán Vast. Hàng tháng, Thủy được hưởng lương gồm lương cứng 1.000.000 và 2% doanh số bán hàng.
Tháng 05/2021, Hoa bán được tổng doanh thu cho công ty là 200.000.000 đồng, như vậy tiền lương tháng 05/2021 của Thủy là:
1.000.000 + 2% x 200.000.000 = 5.000.000 (đồng)
4. Tính lương khoán
• Căn cứ: khối lượng hoàn thành theo đúng chất lượng và đơn giá lương khoán
• Đối tượng áp dụng: thường áp dụng đối với những sản phẩm có tính chất thời vụ, ngắn hạn, sản phẩm không theo quy chuẩn nào… thường là công ty xây dựng.
• Ưu điểm: Tăng năng suất và tốc độ của người lao động
• Nhược điểm: Không kiểm soát được công việc chặt chẽ sẽ dẫn đến chất lượng không tốt.
• Công thức tính: Lương khoán = Mức lương khoán x Tỷ lệ % sản phẩm hoàn thành
5. Cách lập bảng tính lương trong thời gian ngừng việc, nghỉ hàng năm, nghỉ lễ, tết, nghỉ có việc riêng có hưởng lương
– Ngày nghỉ hằng năm được quy định tại Điều 111 của Bộ Luật Lao động:Người lao động có đủ 12 tháng làm việc cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương theo hợp đồng từ 12 đến 16 ngày.
– Ngày nghỉ hằng năm tăng thêm theo thâm niên của người lao động được quy định tại Điều 112 Bộ Luật Lao động: Cứ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm được quy định theo khoản 1 Điều 111 của Bộ luật này được tăng thêm tương ứng 01 ngày.
– Ngày nghỉ lễ, tết tại Điều 112 Bộ luật lao động 2019 thì người lao động được nghỉ hưởng nguyên lương:
+ Nghỉ tết Dương lịch 01 ngày
+ Nghỉ tết Âm lịch 05 ngày
+ Ngày Quốc tế lao động 01 ngày
+ Ngày Chiến thắng 01 ngày
+ Ngày Quốc khánh 02 ngày
+ Ngày giỗ Tổ Hùng Vương 01 ngày
– Ngày nghỉ có việc riêng có hưởng lương bao gồm:
+ Kết hôn: nghỉ 03 ngày
+ Con kết hôn: nghỉ 01 ngày
+ Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ hoặc bố chồng, mẹ chồng chết; vợ chết hoặc chồng chết; con chết: nghỉ 03 ngày
Lương khoán được trả căn cứ vào:
+ Hợp đồng giao khoán việc.
+ Biên bản nghiệm thu công việc…
Lương khoán = Mức lương khoán * Tỷ lệ hoàn thành công việc.
Lưu ý khi trả lương
1. Kỳ hạn trả lương đối với người hưởng lương tháng
– Người lao động hưởng lương tháng được trả lương tháng một lần hoặc nửa tháng một lần.
– Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và được ấn định vào một thời điểm cố định trong tháng.
(Điều 23, Nghị định 05/2015/NĐ-CP)
2. Nguyên tắc trả lương
– Người lao động được trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng thời hạn.
– Trường hợp do thiên tai, hỏa hoạn hoặc lý do bất khả kháng khác mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng thời hạn theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động thì: không được trả chậm quá 01 tháng.
– Việc người sử dụng lao động phải trả thêm cho người lao động do trả lương chậm được quy định như sau:
+ Nếu thời gian trả lương chậm dưới 15 ngày thì không phải trả thêm.
+ Nếu thời gian trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì phải trả thêm một khoản tiền ít nhất bằng số tiền trả chậm nhân với lãi suất trần huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm trả lương.
+ Nếu Ngân hàng Nhà nước không quy định trần lãi suất thì được tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng của ngân hàng thương mại. (Ngân hàng nơi doanh nghiệp, cơ quan mở tài khoản giao dịch thông báo tại thời điểm trả lương).
(Điều 24 Nghị định 05/2015/NĐ-CP)
Hướng dẫn cách lập bảng tính lương và tính lương mới nhất
1. Cột 1 “STT”, cột 2 “Họ và tên”: Các bạn điền số thứ tự và tên nhân viên (theo danh sách bảng chấm công).
2. Cột 3 “Chức vụ”: Các bạn điền chức vụ của từng nhân viên (Có thể lấy thông tin trên hợp đồng hay bảng theo dõi nhân sự nếu các bạn có).
3. Cột 4 “Lương cơ bản”: Là mức thấp nhất làm cơ sở để DN và người lao động thỏa thuận và trả lương.
Điều kiện áp dụng mức lương tối thiểu vùng:
+ Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm công việc giản đơn nhất.
+ Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm công việc đòi hỏi người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề.
+ Đối với lao động đang trong thời gian thử việc thì mức lương thử việc không được thấp hơn 85% mức lương chính thức (Điều 28 Bộ Luật lao động)
4. Cột 5, 6, 7 “Các khoản phụ cấp không đóng BH”: “ăn ca”, “điện thoại”, “xăng xe”.
Theo Điều 89 Luật BHXH số 58/2014/QH13.
– Từ ngày 01/01/2016 đến 31/12/2017: Tiền lương đóng BHXH bắt buộc là mức lương cơ bản và các khoản phụ cấp lương.
– Từ ngày 01 tháng 01 năm 2018 trở đi: Tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật về lao động.
– Từ ngày 01/01/2021, Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:
Lưu ý: Tuỳ vào từng công ty mà có những khoản phụ cấp đóng BH khác nữa như là phụ cấp chức danh, phụ cấp thâm niên… để các bạn tạo thêm cột trong bảng tính lương
Những người được hưởng phụ cấp trách nhiệm trong công ty thường là bộ phận lãnh đạo như Ban Giám Đốc, trưởng bộ phận, phòng ban…
(Các khoản phụ cấp thường được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động nên các bạn lấy số liệu trong hợp đồng, trường hợp hợp đồng không ghi rõ mức hưởng cụ thể thì các bạn căn cứ vào quy chế lương thưởng, quy chế tài chính của công ty để lấy số liệu)
6. Cột 9 “Tổng thu nhập” = Cột 4 “Lương cơ bản” + Cột 5,6,7 “Các khoản phụ cấp không đóng BHXH”.
7. Cột 10 “Ngày công”: Các bạn căn cứ vào bảng chấm công để đưa số liệu lên đây, trường hợp trong tháng có các ngày nghỉ lễ tết thì thực hiện theo quy định tại Điều 112;115 của Bộ Luật lao động 2019.
8. Cột 11 “Tổng lương thực tế” = (Cột 9 “Tổng thu nhập”/số ngày công đi làm theo quy định)* Cột 10 “ngày công”.
Như đã đề cập ở trên thì số ngày công đi làm theo quy định có thể là 24, 26 tuỳ theo từng tháng và từng quy định của công ty .
9. Cột 12 “Lương đóng BHXH” = Cột 4 “Lương cơ bản” + Cột 8 “Phụ cấp trách nhiệm” (Các khoản phụ cấp đóng BHXH).
10. Cột 13, 14, 15,16 “Khoản trích trừ lương NLĐ” = Cột 12 “Lương đóng BHXH” x Tỷ lệ trích theo lương.
(14) = (11)+(12)+(13)
11. Cột 17, 18, 19, 20 “Giảm trừ gia cảnh”, “Giảm trừ khác”.
– Giảm trừ gia cảnh:
+ Bản thân: 11 triệu/tháng.
+ người phụ thuộc: 4,4 triệu/người/tháng.
– Quỹ hưu trí tự nguyện: Quỹ hưu trí tự nguyện, BH hưu trí tự nguyên chỉ được trừ tối đa 1 triệu đồng/tháng.
– Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
+ Khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, người khuyết tật, người già không nơi nương tựa.
+ Khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định tại Nghị định số 30/2012/NĐ-CP.
12. Cột 21 “Thu nhập chịu thuế TNCN” = Cột 11 “Tổng lương thực tế” – Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN.
Cụ thể:
– Khoản phụ cấp ăn ca sẽ không bị tính thuế TNCN ở mức tối đa là 730.000 đồng/người/tháng (kể từ tháng 10/2016 theo Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH).
⇒ Như vậy: Nếu như trong bảng lương khoản phụ cấp ăn ca vượt quá 730.000 đồng/người/tháng thì ở cột 21 “Thu nhập chịu thuế TNCN” sẽ chỉ được trừ tối đa 730.000/người.
Ví dụ: Bà A với chức vụ Kế toán trưởng ở trong bảng lương trên có mức phụ cấp tiền ăn ca là 1.000.000 đồng thì khi tính số liệu ở cột 21 chúng ta chỉ được trừ 730.000 đồng chứ không được trừ đi 1.000.000 đồng ra khỏi thu nhập chịu thuế TNCN, Bà A sẽ bị tính thuế TNCN đối với 300.000 đồng tiền ăn ca vượt định mức.
Các bạn xem cụ thể tại:
– Phụ cấp điện thoại, xăng xe: sẽ không bị tính vào thuế TNCN nếu như các khoản phụ cấp này phục vụ cho mục đích công việc, đi công tác…
* Nếu các khoản phụ cấp vượt quá mức khoán chi hoặc dùng cho mục đích cá nhân thì cũng không được trừ ra khỏi thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN.
– Khoản tiền nhà ở, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) sau khi trừ đi 15% tổng thu nhập chịu thuế (Chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo) thì cũng không bị tính thuế TNCN.
Ví dụ: Tháng 10/2021 Ông A là công nhân sản xuất linh kiện máy tính làm việc trong có thu nhập chịu thuế là 12.000.000 đồng (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo). Công ty hỗ trợ tiền thuê nhà là 5.000.000 đồng.
15% x 12.000.000 = 1.800.000 (đồng).
Như vậy:
+ Số tiền tính vào thu nhập chịu thuế là 1.800.000 đồng.
+ Số tiền được miễn thuế TNCN là: 5.000.000 – 1.800.000 = 3.200.000 đồng (Các bạn trừ 3.200.000 ra khỏi thu nhập chịu thuế TNCN).
(Lưu ý: Các khoản phụ cấp này phải được quy định trong hợp đồng, quy chế lương thưởng, tài chính công ty và có định mức cụ thể cho từng khoản trợ cấp cho từng đối tượng).
13. Cột 22 “Thu nhập tính thuế TNCN” = Cột 21 “Thu nhập chịu thuế TNCN” – Các khoản giảm trừ (Cột 16 + Cột 17 +Cột 18+Cột 19 +Cột 20).
14. Cột 23 “Thuế TNCN”.
Thuế TNCN = Thu nhập tính thuế x Thuế suất thuế TNCN.
Bao gồm:
– Tính thuế TNCN đối với cá nhân cư trú.
+ Lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: Tính theo biểu thuế luỹ tiến từng phần.
+ Đối với lao động không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng: Khấu trừ 10% tại nguồn.
– Tính thuế TNCN đối với cá nhân không cư trú: Thu nhập tính thuế x 20%.
Lưu ý quan trọng: Nếu tính thuế TNCN đối với lao động là cá nhân cư trú ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên thì căn cứ vào biểu thuế luỹ tiến từng phần ở dạng rút gọn ta có công thức tính thuế TNCN trên excel như sau:
=IF(A>80.000.000,A*35%-9.850.000,IF(A>52.000.000,A*30% -5.850.000,IF(A>32.000.000,A*25%-3.250.000,IF(A>18.000.000,A*20%-1.650.000,IF(A>10.000.000,A*15%-750.000,
IF(A>5.000.000,A*10%-250.000,IF(A>0,A*5%,0)))))))
(Với: A là thu nhập tính thuế TNCN).
15. Cột 24 “Tạm ứng”: Là số tiền lương người lao động đã ứng trước trong tháng (Các bạn căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng để kiểm tra lại).
16. Cột 25 “Thực lĩnh” = Cột 11 “Tổng lương thực tế”- Cột 16 “Các khoản trích trừ vào lương” – Cột 23 “Thuế TNCN” – Cột 24 “Tạm ứng”
⇒ Như vậy, số tiền ở cột 25 tiền lương thực lĩnh chính là tiền mà doanh nghiệp phải trả người lao động. Chú ý: Sau khi làm bảng lương phải có ký nhận của thủ trưởng đơn vị.
Lưu ý:
Nguyên tắc khi xây dựng thang, cách lập bảng tính lương
– Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
(Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương trên cơ sở các nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương mà Chính phủ quy định quy định tại Điều 3 Nghị định 90/2019/NĐ-CP và được áp dụng theo Điều 5 Nghị định Nghị định 90/2019/NĐ-CP ngày 15/11/2019).
– Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
– Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
– Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Lưu ý: Trước đây Khoản 2 Điều 93 Bộ luật Lao động 2012 quy định người sử dụng lao động phải đăng ký thang, bảng lương với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động đồng thời với việc công khai tại nơi làm việc.
Tuy nhiên, Bộ luật Lao động 2019 không còn yêu cầu người sử dụng lao động phải đăng ký thang, bảng lương với cơ quan nhà nước nữa.
Mức lương tối thiểu vùng làm cơ sở để xây dựng thang, bảng lương năm 2021
Thang, bảng lương là cơ sở để doanh nghiệp thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động với NLĐ.
Trong khi đó, theo quy định tại thì Mức lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường.
Vì vậy, khi xây dựng thang, bảng lương, doanh nghiệp phải căn cứ vào Mức lương tối thiểu vùng để thực hiện đúng quy định về nguyên tắc trả lương.
Từ ngày 01/01/2021, mức lương tối thiểu vùng tiếp tục được thực hiện theo quy định tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP sau đây:
Lưu ý: Đối với NLĐ làm công việc đòi hỏi đã qua học nghề, đào tạo nghề thì phải trả cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng nêu trên.
